“O segredo não é priorizar o planejamento, mas planejar suas prioridades”. A frase de Stephen R. Covey ressalta a importância de saber identificar corretamente quais atividades devem ser realizadas com prioridade e como priorizar tarefas.
Há diferentes técnicas para filtrar incumbências e compromissos, e depois gerenciá-los com êxito. Selecionamos abaixo 2 métodos eficazes e que podem ser facilmente adotados no seu cotidiano: a Matriz de Prioridades e a Tríade do Tempo.
Matriz de Prioridades
Também chamada de Quadrante de Prioridades, a matriz é amplamente utilizada no meio profissional porque permite uma visualização rápida das tarefas num plano cartesiano, cujas setas se organizam em função dos graus de urgência e de importância. Ambos são considerados menos relevantes quando a tarefa se encontra próxima ao ponto zero da matriz. Se pergunta como priorizar tarefas de maneira bem racional? Essa matriz te dará uma grande ajuda!
As tarefas são distribuídas, assim, em 4 quadrantes: crítico (urgente e importante), estratégico (importante, mas não urgente), interrupções (urgente, mas não importante) e distrações (nem urgente, nem importante). Coloque no quadrante crítico as tarefas que devem ser executadas em curto prazo, os problemas inesperados e os “incêndios” que precisam ser apagados.
O quadrante estratégico é dedicado ao planejamento de atividades e aos projetos já programados, além de tarefas cotidianas importantes, como networking e entrega de relatórios.
Já o quadrante das interrupções é constituído por atividades que podem ser delegadas, liberando mais tempo para o que é de fato importante. Entram aqui pequenas tarefas como telefonemas, reuniões e pagamento de contas.
Quanto ao quadrante das distrações, o nome já diz: redes sociais, notícias, whatsapp, cafezinho… Todas devem ser evitadas ou, ao menos, devem acontecer apenas se as tarefas dos quadrantes anteriores estiverem em dia. Lembre-se: o objetivo desta ferramenta é finalizar o dia com os quadrantes 1 e 2 vazios e com a boa sensação de dever cumprido!
Tríade do Tempo
Outro método que você pode adotar é o exposto no livro A Tríade do Tempo, de Christian Barbosa.
Tudo começa com a identificação do tipo de tarefa: importante, urgente ou circunstancial? As tarefas são importantes quando levam a resultados concretos e significativos. Podem estar ligadas a aspectos emocionais, espirituais, físicos ou mentais — estes dois últimos incluem, por exemplo, fazer caminhada ou estudar uma nova língua.
Urgentes são as tarefas que não podem ser postergadas, pois podem provocar graves consequências. Elas são fruto de ansiedade e, por isso, devem ser evitadas a todo custo através de planejamento e delegação. Já as tarefas circunstanciais são aquelas consideradas desnecessárias e pouco construtivas, como perder tempo nas redes sociais ou em frente à televisão.
Após delimitar as atividades é preciso definir as metas que se pretende atingir. Os passos seguintes são planejamento, organização e execução, que variam em método conforme o objetivo (profissional, cultural, acadêmico etc.).
